דף הבית » למה כל משרד עורכי דין חייב שירותי ארכיב?

פופולרי באתר

כללי

למה כל משרד עורכי דין חייב שירותי ארכיב?

עריכת דין זהו מקצוע שחייבים להיות בו מאוד מדויקים. הדיוק מתבטא בפרטים הקטנים ביותר ועל פי חוקי המדינה. מעבר לחוקים ולפרטים יש כמובן לשמור על חיסיון הלקוחות ובסיום של תיק לשמור את הפרטים ומהלך האירועים. משרדי עריכת דין ובעיקר המשרדים הגדולים, עוסקים לעיתים במספר תחומים ויש להם עשרות ומאות מקרים בשנה, כך שכמות הניירת בתוך המשרדים הולכת וגדלה. תיקים על גבי תיקים בסדר האלף – בית מסודרים בספריות ויש לשמור עליהם לאורך זמן.   על מנת להימנע מהחזקה של ניירת מרובה במשרדים, יש כיום שירותי ארכיב אשר מיועדים לפתור בדיוק את העומס הזה שמתמודדים איתו משרדי עריכת דין.

מהם שירותי ארכיב?

שירותי ארכיב הם למעשה מחסנים ארכיוניים עבור ניירת משרדית חשובה. שירותי הארכיב מציעים שמירה של הניירת בכספות, מחשבים שנמצאים בחוות שרתים גדולות וארכיוני גיבוי של מחשבים, פלאפונים וטבלטים. משרדי עריכת דין ומשרדים באופן כללי אשר משתמשים בהמון ניירת או שזקוקים לסריקה ושמירה של מסמכים, יוכלו להנות משירותים אלו, לאחסן בהם את כל הניירת ולשמר אותה בצורה טובה לאורך זמן. 

שימור ניירת במשרדים גורמת לניירת להתכלות יותר מהר, יוצרת המון בלאגן במשרד, מצטברת ומהווה קושי בשליפת מסמכים במהירות. שירותי הארכיב פותרים את כל הבעיות הללו בדרכים יעילות ומותאמות לטכנולוגיה של היום. כיום אין סיבה לשמר ניירת בקלסרים, הכל יכול להתבצע בעזרת מחשבים.

אילו שירותים ניתן לקבל מחברה לשירותי ארכיב?

כשמגיעים לחברה לשירותי ארכיב, מתקבלים על ידי צוות מקצועי אשר ישב איתכם וישמע אודות העסק. לאחר ההבנה של העסק, הצוות יוכל לייעץ לכם ולתת פתרונות מלאים לאחסון מסמכים המתאימים לדרך הפעולה שלכם. החברה תוכל להציע לכם שירות סריקה של מסמכים ואחסונם, תוכנה לניהול מסמכים, שמירת חומרים על גבי קלטות גיבוי, אחסון וגיבוי חומרים בחוות שרתים ופתרונות לשימור חומרים לאורך זמן. כל השירותים הללו נועדו להקל על משרדי עריכת הדין לאורך זמן ולהביא לייעול תהליכי המשרד. 

שליפת מסמכים בדרך פשוטה

כאשר משרדים מאחסנים מסמכים בקלסרים, הרבה יותר קשה לשלוף אותם. יש לחפש את הקלסר הנכון, לפתוח במקום הנכון ולקוות שמי שתייק את המסמך שם אותו במקום הנכון. זוהי דרך ישנה, מסורבלת ולא יעילה. כאשר משתמשים בשירותי ארכיב, שליפת המסמכים הופכת למאוד פשוטה. כל המסמכים אשר נסרקו למחשב מסודרים על פי הסדר שנקבע מול החברה ודרך השליפה היא מחשובית, כך שניתן לאתר כל מסמך בדרך המהירה ביותר ובפשטות. כמו כן, אין חשש שמסמך נאבד, הכל סרוק, שמור ומגובה על גבי קלטות או מחשבים.  

לסיכום, משרדי עריכת דין ומשרדים אשר צריכים לשמר ניירת, יכולים כיום לזנוח את השיטות שהיו מקובלות בעבר, לפנות את המשרדים מקלסרים ולהשתמש בשירותי ארכיב יעילים. 

מה אתם חושבים?